Hoe maak ik herinneringen?
Om in LEA herinneringen te kunnen verwerken moet u er eerst en eenmalig voor zorgen dat er sjablonen voor een herinnerings-/aanmaningbrief en herinneringsmails zijn gemaakt.
Deze eenmalige templates kunt u maken door vanuit het hoofdmenu naar instellingen overige instellingen te gaan.
Door op het menu item sjablonen te klikken kunt u de verschillende templates maken.
Als u dit (al) gedaan hebt, navigeert u vanuit het hoofdmenu naar het abonnement via Contributie, bijdragen en abonnementen > abonnementen.
U opent nu het juiste abonnement en jaar door te dubbelklikken op de regel óf te klikken op de knop 'Bewerken'.
U kunt nu voorafgaand aan het maken van herinneringen kijken wie er een betalingsachterstand hebben door in het tabblad 'abonnementsgeld' op de knop 'bereken achterstanden' te klikken.
De kolom 'Achterstanden' wordt dan geüpdatet.
Per abonnee kunt u instellen wat de manier van herinneren is;
- Per brief
- Per e-mail
- Handmatig (buiten LEA om)
Standaard staan alle abonnees op herinneren per brief.
U kunt dit per abonnee aanpassen of per selectie door in het tabblad 'abonnementsgeld' een selectie te maken en te klikken op de knop 'manier van herinneren aanpassen'.
We gaan nu in het abonnement op jaarbasis naar het tabblad 'Herinneringen' (let wel op dat u de reeds gemaakte sjablonen via het tabblad instellingen in het betreffende abonnement al heeft gekozen).
Vervolgens klikken we op de knop genereer.
In deze pop-up heeft u 2 keuzes:
- Het maken van herinneringsbrieven of e-mails op basis van het sjabloon
- Het maken van herinneringsacceptgiro's
Vervolgens selecteert u de maand tot en met wanneer u wilt herinneren.
Deze maand refereert naar de betalingsachterstand.
Bijvoorbeeld als men nog een bedrag heeft openstaan van 100 euro voor de betaaltermijn augustus en er wordt herinnerd tot en met juli, zal er voor deze abonnee geen herinnering worden gemaakt.
Hierna klikt u op de knop 'ga verder' en opent zich de pop-up voor de planner.
U selecteert nu één van de knoppen met 'Direct uitvoeren' als u de taak nu wilt laten uitvoeren.
Wilt u de taak inplannen dan klikt u op 'Inplannen'.
Als de actie klaar is vindt u in het abonnement op jaarbasis de gemaakte brieven terug onder het tabblad 'Herinneringen' en het sub tabblad 'Brieven'.
Deze brieven kunnen nu worden uitgeprint of via email verstuurd door op de knop 'verstuur per email' te klikken.
Heeft u e-mails gemaakt dan vindt u deze terug onder het tabblad 'incasso's en acceptgiro's > documenten en bestanden.
Als u het bestand van de herinnering opent gaat u naar het tabblad e-mail.
De e-mails zijn nu aangemaakt maar nog niet verstuurd.
Door op de knop 'verstuur e-mail' te klikken zal LEA een actie in de planner maken om deze te versturen.